نظرة عامة على البرنامج
العمق التقني: ممارس · أسلوب التطبيق: دراسة حالة
مقدمة
تتحقق معظم قيمة العقد أو تضيع بعد توقيعه. فالالتزامات لا تتابع، والإشعارات تفوت مواعيدها، والتغييرات يتفق عليها شفهيا، والدفعات تصرف دون دليل على الأداء، فتدفع المؤسسات مقابل أعمال لم تتسلمها أو تخسر حقوقا كانت لها. تزود هذه الدورة من كور كونسبت المديرين بمنهجية إدارة العقود من التسليم حتى الإغلاق: حصر الالتزامات، ومتابعة الأداء، وضبط التغيير، ومعالجة المطالبات والنزاعات، وإغلاق العقود بصورة سليمة. ويعمل المشاركون على حالات من قطاعات متعددة، ويخرجون بخطة إدارة العقد لعقد قائم في مؤسساتهم.
أهداف الدورة
- تحويل العقد الموقع إلى سجل التزامات يحدد المسؤول والمحفز والموعد والدليل المطلوب لكل التزام
- إرساء حوكمة العقد ودورية الاجتماعات والتقارير بما يتوافق مع معيار إدارة العقود Contract Management Standard
- متابعة أداء الموردين والمقاولين مقابل مستويات الخدمة ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وربط النتائج بالدفعات والجزاءات
- ضبط التغييرات وأوامر التغيير والإشعارات التعاقدية بحيث يتفق على الاستحقاق والتكلفة والمدة وتوثق
- تقييم المطالبات والنزاعات الناشئة واختيار مسار التسوية المناسب من التفاوض حتى التصعيد الرسمي
- إعداد خطة إدارة العقد بصيغة جاهزة لاعتماد مالك العقد
الفئة المستهدفة
- مديرو العقود المسؤولون عن تنفيذ عقود التوريد والخدمات والأعمال بعد الترسية
- مديرو المشتريات والفئات المسؤولون عن أداء الموردين بعد الترسية
- مديرو المشاريع والتشغيل الذين يعتمدون الدفعات ويوافقون على التغييرات بموجب العقود
- المديرون التجاريون ومديرو التكاليف المسؤولون عن التقييمات والتغييرات والمطالبات
- مديرو الشؤون القانونية والامتثال الذين يقدمون المشورة في الحقوق التعاقدية والإشعارات والجزاءات
- مديرو علاقات الموردين المشرفون على ترتيبات الإسناد الاستراتيجي
محاور الدورة
اليوم الأول: أسس إدارة العقود وتسلم العقد
- مرحلة الإدارة في معيار إدارة العقود Contract Management Standard بإصداره الرابع
- اجتماع تسليم العقد وقائمة التحقق لبدء التنفيذ
- مراجعة تسلسل وثائق العقد وأولوية تطبيقها
- تصميم سجل الالتزامات: المسؤول والمحفز والموعد والدليل
- التقييم الذاتي لنضج إدارة العقود
اليوم الثاني: أطر الحوكمة والعلاقة والأداء
- هيكل حوكمة العقد ومصفوفة RACI لتوزيع المسؤوليات
- مبادئ إدارة علاقات العمل التعاونية وفق المواصفة ISO 44001:2017
- اتفاقية مستوى الخدمة وبطاقات تعريف مؤشرات الأداء الرئيسية
- بطاقة أداء العقد باستخدام بطاقة الأداء المتوازن
- مصفوفة تصنيف العقود حسب القيمة والمخاطر والتعقيد
اليوم الثالث: الإدارة اليومية للالتزامات التعاقدية
- إجراء شهادات الدفع والتقييمات ومتابعة المحتجزات
- إجراء ضبط التغيير وسجل أوامر التغيير
- الإشعارات التعاقدية وتقويم المهل المسقطة للحق
- اجتماعات الإنذار المبكر والحد من المخاطر وفق عقود NEC4
- مؤشرات تقدم الأعمال بمنهجية القيمة المكتسبة وفق ISO 21508:2018
اليوم الرابع: المخاطر والمطالبات والجزاءات وإغلاق العقد
- سجل مخاطر العقد المتوافق مع ISO 31000:2018
- تقييم المطالبات: الاستحقاق والعلاقة السببية والقيمة
- سلم الجزاءات: إشعار المعالجة والتعويضات المقطوعة والإيقاف والإنهاء
- بنود تسوية النزاعات المتدرجة: التفاوض والوساطة ومجالس فض النزاعات
- قائمة التحقق لإغلاق العقد ومراجعة الدروس المستفادة
اليوم الخامس: دراسات الحالة وخطة إدارة العقد
- دراسة حالة عقد إدارة مرافق مسند: التزامات فائتة وخصومات مستوى الخدمة
- دراسة حالة عقد خدمات تقنية المعلومات: انهيار ضبط التغيير والرد على المطالبة
- بناء سجل الالتزامات لعقد من مؤسسة المشارك
- إعداد مسودة خطة إدارة العقد
- لجنة مراجعة بين الزملاء والدفاع عن الخطة
المهارات المكتسبة
- إدارة الالتزامات التعاقدية
- حوكمة العقود
- إدارة أداء الموردين
- ضبط التغيير
- تقييم المطالبات
- إدارة الإشعارات التعاقدية
- إدارة مخاطر العقود
- إغلاق العقود
لماذا تحضر هذه الدورة
- تعود إلى عملك بخطة إدارة العقد وسجل الالتزامات لعقد قائم، وقد اختبرا أمام مراجعة الزملاء
- تحمي حقوق مؤسستك بالتنبه لمواعيد الإشعارات والمهل المسقطة والجزاءات قبل فواتها
- تلزم الموردين بالأداء المتفق عليه بأدلة تجمع أثناء التنفيذ لا بجدل بعد وقوع المشكلة
- تقارن ممارساتك في إدارة العقود بمديرين من قطاعات ودول مختلفة
الخاتمة
لا يحقق العقد قيمته المقصودة إلا إذا أدير بفاعلية بعد توقيعه. تنتقل هذه الدورة من تسلم العقد وحصر الالتزامات، مرورا بأطر الحوكمة والأداء والعلاقة، إلى الضبط اليومي للدفعات والتغيير والإشعارات، ثم إلى المطالبات والجزاءات والنزاعات وإغلاق العقد. ويطبق اليوم الأخير هذه المعارف على عقد قائم، فيعود المشارك بخطة إدارة العقد التي تمنحه ومالك العقد أساسا واضحا وقابلا للتدقيق لإدارة الالتزامات حتى الإغلاق.