نظرة عامة على البرنامج
العمق التقني: ممارس · أسلوب التطبيق: دراسة حالة
مقدمة
تنشأ كثير من مكاتب إدارة المشاريع على عجل بعد تعثر مشروع كبير، ثم تلغى بعد سنوات قليلة وقد أصدرت تقارير لم يستفد منها أحد. وتعود الأسباب غالبا إلى تفويض غامض، وخدمات لا تلبي احتياجات الرعاة ومديري المشاريع، وغياب الأدلة على القيمة التي يضيفها المكتب. تمكن هذه الدورة من كور كونسبت المديرين من تأسيس مكتب إدارة المشاريع وتشغيله في الجهات الحكومية والشركات، بدءا من تحديد تفويضه ونموذج تشغيله، وصولا إلى إدارة دورات الحوكمة والتقارير وتحسين الخدمات. ويطبق المشاركون كل منهجية على حالات من قطاعات متعددة، ويخرجون بمخطط تأسيس مكتب إدارة المشاريع لمؤسساتهم.
أهداف الدورة
- تحديد تفويض مكتب إدارة المشاريع ونوعه ونطاقه بما يتناسب مع استراتيجية المؤسسة وحجم محفظتها وقدراتها في التنفيذ
- تصميم نموذج تشغيل المكتب وكتالوج خدماته باستخدام P3O ومنهجية PMO Value Ring
- إرساء حوكمة المشاريع والمحافظ ومعاييرها ونماذجها بما يتوافق مع سلسلة ISO 21500 ودليل PMBOK
- إدارة دورات تقارير المحفظة وتخطيط الطاقة الاستيعابية للموارد ولوحات المعلومات بما يدعم قرارات القيادات التنفيذية
- قياس قيمة المكتب وإيصالها عبر مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وآراء أصحاب المصلحة، ومعالجة أنماط الإخفاق الشائعة
- إعداد مخطط تأسيس مكتب إدارة المشاريع مع خارطة طريق للتنفيذ مدتها 12 شهرا
الفئة المستهدفة
- رؤساء مكاتب إدارة المشاريع ومديروها الذين يؤسسون مكتبا للمشاريع أو البرامج أو المحافظ أو يعيدون هيكلته
- مديرو المحافظ والبرامج المسؤولون عن التقارير الموحدة وتحديد الأولويات
- مديرو مكاتب الاستراتيجية والتحول الذين يربطون المبادرات بالأهداف المؤسسية
- كبار مديري المشاريع المنتقلون إلى أدوار قيادية في مكاتب إدارة المشاريع
- مديرو التخطيط والأداء الداعمون للجان الحوكمة واللجان التنفيذية
محاور الدورة
اليوم الأول: أسس مكتب إدارة المشاريع وسياقه المؤسسي
- أنواع مكاتب إدارة المشاريع: الداعم والرقابي والتوجيهي والمؤسسي
- سياق المشاريع والبرامج والمحافظ ومفاهيمها وفق ISO 21500
- مراجعة حالات لأنماط إخفاق مكاتب إدارة المشاريع ونجاحها
- تحليل احتياجات أصحاب المصلحة من خدمات المكتب عبر مقابلات الرعاة
- خط الأساس لقدرات التنفيذ في الوضع الراهن باستخدام منظورات P3M3
اليوم الثاني: أطر مكاتب إدارة المشاريع ونماذج تشغيلها
- نموذج P3O لمكاتب المحافظ والبرامج والمشاريع: مكتب المحفظة ومكتب البرنامج ومكتب المشروع ومركز التميز
- منهجية PMO Value Ring: وظائف مكتب إدارة المشاريع ودورة القيمة
- مبادئ دليل PMBOK الإصدار الثامن ومجالات الأداء فيه أساسا لمعايير المكتب
- حوكمة المشاريع والبرامج والمحافظ وفق ISO 21505
- إرشادات إدارة المحافظ في ISO 21504: المواءمة وتحديد الأولويات
اليوم الثالث: تأسيس خدمات المكتب وتشغيلها
- صياغة ميثاق مكتب إدارة المشاريع وتفويضه
- تصميم كتالوج خدمات المكتب وتحديد مستويات الخدمة
- إعداد منهجية إدارة المشاريع ونماذج المراحل ومكتبة الوثائق
- دورة تقارير حالة المحفظة ومعايير التصنيف اللوني RAG
- تخطيط الطاقة الاستيعابية للموارد وإجراءات استقبال طلبات المشاريع
اليوم الرابع: أداء المكتب وأدواته وأنماط الإخفاق الشائعة
- إطار مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) للمكتب: مقاييس التنفيذ والحوكمة والقيمة
- تصميم لوحة معلومات المحفظة باستخدام Power BI وأدوات إدارة محافظ المشاريع PPM
- تصعيد مخاطر المحفظة وقضاياها بما يتوافق مع ISO 31000
- نموذج التوظيف في المكتب وملفات الجدارات لكوادره
- استبيان القيمة المدركة للمكتب وخطة تحسين الخدمات
اليوم الخامس: دراسات الحالة ومخطط تأسيس المكتب
- دراسة حالة مكتب مشاريع في جهة حكومية: من وحدة تقارير إلى مكتب استراتيجي
- دراسة حالة مكتب مشاريع مؤسسي في شركة: دمج مكاتب القطاعات
- ورشة اختيار نموذج تشغيل المكتب لمؤسسة المشارك
- إعداد مسودة مخطط تأسيس المكتب وخارطة الطريق لمدة 12 شهرا
- العرض على الراعي التنفيذي ومراجعة الزملاء
المهارات المكتسبة
- تصميم نموذج تشغيل مكتب إدارة المشاريع
- إدارة كتالوج الخدمات
- إدارة طلبات المشاريع الواردة
- تخطيط الطاقة الاستيعابية للموارد
- مواءمة منهجية إدارة المشاريع
- دعم لجان الحوكمة
- تصميم لوحات المعلومات التنفيذية
لماذا تحضر هذه الدورة
- تعود إلى عملك بمخطط تأسيس مكتب إدارة المشاريع وخارطة طريق لمدة 12 شهرا لمؤسستك، وقد اختبرا أمام مراجعة الزملاء
- تقدم للرعاة ومديري المشاريع خدمات يستخدمونها فعلا بدلا من تقارير يقاومونها
- تبين للقيادات التنفيذية ما يضيفه المكتب إلى التنفيذ بالأدلة لا بعدد الأنشطة
- تقارن نماذج مكاتب إدارة المشاريع مع مديرين من جهات حكومية وشركات في قطاعات ودول مختلفة
الخاتمة
يثبت مكتب إدارة المشاريع جدارته حين يرى الرعاة وفرق المشاريع أنه يحسن القرارات والتنفيذ لا أنه يضيف أعباء ورقية. تنتقل هذه الدورة من أنواع المكاتب وسياقها المؤسسي، مرورا بأهم أطر مكاتب إدارة المشاريع ونماذج تشغيلها، وصولا إلى الخدمات ومقاييس الأداء وأنماط الإخفاق التي تحدد بقاء المكتب. ويحول اليوم الأخير هذه المعارف إلى مخطط تأسيس المكتب يعود به المشارك إلى راعيه، فيمتلك خطة منظمة وقابلة للدفاع عنها لتأسيس مكتبه أو إعادة تأسيسه.